Persondatapolitik for Kulturskolen Skanderborg
Kulturskolen Skanderborg er ansvarlig for at behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med
databeskyttelseslovgivningen og Skanderborg Kommunes retningslinjer for informationssikkerhed.
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Når du tilmelder dig undervisning på Kulturskolen, indsamler og behandler vi følgende oplysninger om dig:
Navn
Adresse
Telefonnummer
Mailadresse
Cpr.nr.
Skole
Hvilken undervisning/venteliste du er tilmeldt
Forældres/værges/betalers navn, cpr.nr. og kontaktoplysninger
Betalingsoplysninger
Sådan får vi oplysningerne og det bruger vi dem til:
Oplysningerne får vi fra dig ved tilmelding og undervejs i undervisningsforløbet.
Vi bruger oplysningerne til at administrere dit medlemskab, herunder betaling, og til at organisere undervisningen. Vi bruger dem også til at kommunikere med dig.
Vi har lov til at behandle dine oplysninger i disse sammenhænge, fordi vi har indgået en kontrakt med dig om at modtage undervisning, dvs. vi har hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Vi anonymiserer dine oplysninger 5 år efter den sæson, du sidst var aktiv. Har du restance, sker det først, når den er betalt.
Billeder og video af undervisning, forestillinger, koncerter og arrangementer
Kulturskolen vil gerne benytte billeder og video i forbindelse med PR, på hjemmesiden og på trykte eller sociale medier – så vi kan formidle de gode oplevelser og fortælle Kulturskolens historie.
Vi behandler disse personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e).
I vores brug af billeder følger vi de til enhver tid gældende anbefalinger og vejledninger fra Datatilsynet.
Et billede af elever i en undervisnings- eller koncertsituation, hvor den enkelte elev ikke er i fokus, men det er selve undervisningen/koncerten, der er det, kan konkret betegnes som et situationsbillede og må således offentliggøres uden samtykke. Det afgørende kriterie i forbindelse med vurdering af eventuel offentliggørelse er, at den afbildede ikke med rimelighed må kunne føle sig udstillet, udnyttet eller krænket, f.eks. i markedsførings- eller andet kommercielt øjemed. Billederne vil med andre ord være harmløse ud fra en normal betragtning.
Du kan til enhver tid henvende dig, hvis du ønsker et konkret billede fjernet. I det omfang det er muligt vil vi naturligvis efterkomme det.
Hvis vi ønsker at bruge andre oplysninger eller billeder end de tidligere nævnte, f.eks. portrætlignende billeder eller videooptagelser af dig, sørger vi for at få dit samtykke først, dvs. vi har hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
Vi opbevarer billeder og videooptagelser så længe de er aktuelle i forhold til de nævnte formål. Derefter slettes hovedparten, mens enkelte udvalgte materialer bevares med historisk formål.
Hvor opbevares oplysningerne og hvem deler vi dem med?
Oplysningerne opbevares hos vores databehandlere, som vi har indgået en databehandleraftale med.
Databehandlerne har pligt til at opretholde samme sikkerhedsniveau omkring oplysningerne, som vi selv skal.
Oplysningerne til administrationsformål samt billeder og videooptagelser opbevares i Danmark, men ved brug af online undervisning kan kontaktoplysninger (navn og mailadresse) blive overført til lande uden for EU.
Vi deler ikke dine personoplysninger med andre, men i databasen Speedadmin kan holdkammerater se hinandens fulde navn. Derudover kan der i enkelte tilfælde gives samarbejdspartnere lærerrettigheder i Speedadmin til brug for at sende beskeder til holdet, de er tilknyttet.
Vi deler oplysninger med skolerne i Skanderborg kommune, idet vi videregiver navne og klasse på de elever fra deres skole, der går i Kulturskolen.
Vi videresender oplysninger om navn, cpr.nr. og betaling til Skanderborg Kommunes opkrævningsafdeling.
Vi indberetter statistik direkte til Danmarks Statistik og Slots- og Kulturstyrelsen fra Speedadmin – de får oplysninger om cpr.nr. og undervisningstilbud.
Hvilke rettigheder har du?
Når vi behandler dine personoplysninger har du, som såkaldt registreret hos os, følgende rettigheder:
Ret til indsigt
– Du har ret til at se alle de personoplysninger, vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse
– Du har ret til at få urigtige eller forkerte personoplysninger rettet.
Ret til sletning
– Når du stopper i Kulturskolen, har du ret til at få anonymiseret/slettet dine personoplysninger i november måned året efter den sæson, du sidst var aktiv. Har du restancer kan det først ske, når restancen er betalt.
Ret til indsigelse
– Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige brug af personoplysninger, hvis du har
”tungtvejende grunde” imod det. I så fald vurderer vi naturligvis om databehandlingen er nødvendig, og
om vi kan imødekomme anmodningen.
Ret til begrænsning
– Du har i nogle tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, så vi gerne må
opbevare dem, men ellers ikke bruge dem.
Rådgivning og klagemulighed
Hvis du vil benytte dine rettigheder eller klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger, kan du altid kontakte os direkte:
Kulturskolen Skanderborg
Søtoften 2, 1.sal
8660 Skanderborg
Tlf. 8794 2840
kulturskolen@skanderborg.dk
Du har også ret til at kontakte Skanderborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO):
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Charlotte Bagger Tranberg
Værkmestergade 2
8000 Aarhus C
Tlf. 72273002
dpo.skanderborg@bechbruun.com
Link til sikker beskedfunktion: https://dpo.bechbruun.com/skanderborg
Endelig har du ret til at klage til Datatilsynet, som er den uafhængige myndighed, der fører tilsyn med, at reglerne om databeskyttelse bliver overholdt.
Du kan læse mere og finde en vejledning på Datatilsynets hjemmeside:
https://www.datatilsynet.dk/databeskyttelse/klage-til-datatilsynet
